Kamis, 06 Desember 2007

kearsipan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Arsip adalah "rekaman informasi, tanpa memandang media atau karakteristiknya, dibuat atau diterima organisasi yang digunakan untuk menunjang operasional" (Ricks, 1992: 3). Sedangkan menurut UU No. 7 Tahun 1971 Arsip yaitu naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus namun arsip merupakan hasil samping dari kegiatan organisasi atau instansi.

Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun organisasi – organisasi tertentu, membuat organisasi ataupun instansi tersebut harus melakukan penyimpanan terhadap arsip – arsip tersebut. Hal ini dikarenakan dinamika kegiatan pemerintahan, pembangunan dan kehidupan berbangsa dan bernegara terekam secara nyata didalam arsip atau dokumen yang merupakan suatu peristiwa penting bagi Negara tersebut untuk diketahui oleh masyarakat luas atau untuk instansi – instansi / organisasi – organisasi yang membutuhkannya. Karena hal itu merupakan suatu bentuk pertanggungjaban seseorang, kelompok, organisasi ataupun instansi – instansi terkait baik langsung maupun tidak langsung.

Berdasarkan hal tersebut diatas arsip pun digolongkan atas tingkat nilai keguanan sementara dan nilai kegunaan permanent tergantung dari besar kecilnya instansi atas arsip tersebut. Perbedaan nilai kegunaan inipun menyebabkan cara penyimpanan arsip juga berbeda antara satu dengan yang lainnya. Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International Council on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip in aktif.

Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan tradisi menghitung frekuensi penggunaan berkas. Dalam situasi seperti ini ada kecendeningan anggapan di Unit Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in aktif. Akibat langsung dan kecendrungan ini ialah bahwa Unit Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak ada sama saja. Selain itu tempat penyimpanan arsip juga seringkali menjadi masalh. Begitu banyak arsip yang dihasilkan setiap harinya membuat pihak penyimpan arsip / arsiparis bingung untuk menyimpan arsip – arsip tersebut.

Untuk itu dilakukanlah suatu usaha untuk memusnahkan arsip – arsip tersebut oleh instansi, oragnisasi, atau kelompok tersebut.

1.2. Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Mahasiswa mengetahui arti dari pemusnahan atau retensi arsip

2. Mahasiswa dapat mengetahui syarat –syarat pemusnahan arsip

3. Mahasiswa dapat mengetahui cara – cara pemusnahan arsip

4. Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen kearsipan yang diberikan secara langsung oleh bapak Sri Widodo pada hari Jum’at tanggal 23 November 2007.

1.3 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas maka kami membuat rumusan masalah yang ditinjau dari jenis – jenis arsip yang dapat dimusnahkan maka, kemudian timbul pertanyaan, prosedur apa yang harus dipenuhi dan bagaimana cara atau metode yang dapat ditempuh dalam pemusnahan arsip.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian

Menurut Drs. Agus Salim Retensi arsip adalah pemunahan arsip/dokumen menghapus keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip. Hal ini adalah tindakan menghancurkan secara fisik. Sedangkan menurut Surat Edaran Bersama Komisi Pemilihan Umum dan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 03/SEB/KPU/TAHUN 2006 dan KN.00/02/36/2006 bahwa pemusnahan arsip adalah kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Jadi secara umum retensi arsip merupakan tindakan memusnahkan arsip secara fisik dengan meninggalkan identitas arsip dimana arsip – arsip tersebut telah melewati batas waktu penyimpanan dan nilai fungsi atau keguanaannya telah pudar bahkan tidak memiliki nilai kegunaan lagi.

2.2 Pengelompokan Arsip dan Jenis Arsip Yang Dapat Dimusnahkan

Namun sebelum dilakukannya retensi arsip maka pihak arsiparis harus meneliti terlebih dahulu arsip – arsip yang akan dimusnahkan dengan membagi arsip menurut beberapa jenis berdasarkan:

  1. Administrasi merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab kedinasan.
  2. Hukum merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan.
  3. Fiskal merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab keuangan.
  4. Ilmiah tekhnologi merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggun jawab intelektual / prestasi budaya.

Pembagian arsip diatas merupakan pembagian arsip berdasarkan nilai guna primer yang prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan.

Pembagian arsip berdasarkan nilai guna primer tidak dapat dijadikan acuan untuk dapat memusnahakan arsip begitu saja karena selain memiliki nilai guna primer arsip juga memiliki nilai guna sekunder yang berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan atau pelestarian budaya bangsa. Namun hanya sebagian kecil arsip yang memiliki nilai guna sekunder. Yang termasuk dalam nilai guna sekunder adalah:

  1. Nilai guna informasi yang pada prinsipnya yaitu semua hal yang mengenai pristiwa / fenomena orang / organisasi / tempatyang menjadi bagian langsung dari arus pristiwa nasional dan / tokoh nasional.
  2. Nilai guna evidential merupakan arsip bukti keberadaan sejarahwan lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang besangkutan atau keberadaan suatu fenomena sejarah, termasuk semua arsip produk hukumyang bersifat mengatur dari instansi yang bersangkutan dan bukti prestasi budaya / intelektual yang bersifat original.

Dalam prinsipnya semua arsip yang memiliki nilai guna sekunder merupakan arsip yang bernilai permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya.

Dari pengelompokkan arsip diatas maka dapat dibuat alur perjalanan arsip hingga arsip tersebut dapat dimusnahkan yaitu sebagai berikut:

  1. Arsip Aktif
  2. Arsip Inaktif
  3. Arsip Nonaktif
  4. Arsip Dimusnahkan

2.3 Penyimpanan Arsip dan JRA (Jadwal Retensi Arsip)

Apabila telah dilakukan deteksi atau mengelompokan arsip tersebut kedalam jenis yanag telah disepakati maka dilakukanlah penyimpanan arsip berdasarkan fungsi tersebut dan dibuatlah jadwal retensi masing – masing arsip tersebut dalam JRA (Jadawal Retensi Arsip). Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, sebuah JRA setidak‑tidaknya harus berisi informasi tentang tiga hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan tersebut untuk penentuan model JRA terbuka luas, sesuai kebutuhan instansi masing‑masing. Arti­nya dapat dilakukan pembuatan lebih rinci, misalnya menyangkut jangka, simpan aktif, inaktif, dan lain‑laini. Sebagai gambaran berikut contoh Jadwal Retensi Arsip

Golongan Arsip

Arsip

Umur Arsip

Abadi / Dimusnahkan

Aktif

Inaktif

VITAL

PENTING

BERGUNA

TIDAK BERGUNA

1. Akte Pendirian Perusahaan

2. Daftar saham

3. Akte tanah

4. Surat Keputusan

5. Dst

1. Pertanggungjawaban keuangan

2. Cek Bekas

3. Surat Perjanjian

4. Dst

1. Laporan Tahunan

2. Neraca

3. Dst

1. Undangan

2. Pengumuman

3. Dst

-

-

-

-

5 th

5 th

Sesuai Keperluan

-

2 th

2 th

1 bln

1 bln

-

-

-

-

25 th

25 th

Sesuai Keperluan

-

10 th

10 th

-

-

Abadi

Abadi

Abadi

Abadi

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Dimusnahkan

-

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Dimusnahkan

2.4 Persyaratan Retensi Arsip

Retensi arsip dilakukan apabila arsip – arsip tersebut telah melampaui batas Jadwal Retensi Arsip (JRA )dengan syarat – syarat sebagai berikut:

  1. Yang berhak menentukan arsip yang dapat dimusnahkan adalah DPAUM
  2. Apabila arsip yang berasal dari suatu instansi atau lembaga tertentu, pihak arsiparis harus mengirimkan surat persetujuan pemusnahan arsip kepada lembaga atau instansi tersebut, dengan dilampiri DPAUM kepada ANRI
  3. Setelah pihak instansi atau lembaga tersebut telah menerima surat persetujuan pemusnahan arsip maka pihak instansi harus membuat surat keputusan arsip – arsip apa saja yang akan dimusnahkan.
  4. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) orang dari pejabat hukum dan pemusnahan.
  5. Pelaksanaan harus disertai berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan minimal rangkap dua.
  6. Pemusnahan arsip dilaksanakan secara total sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
  7. Dokumen pemusnahan arsip diantaranya : rekomendasi tim, Surat Persetujuan Kepala ANRI, Surat Keputusan Direktur Instansi terkait, berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan, disimpan sebagai arsip yang sudah dimusnahkan.
  8. Apabila terdapat jenis arsip yang tidak dapat dimusnahkan maka Kepala ANRI merekomendasikan jenis arsip tersebut untuk diserahkan ke lembaga kearsipan.

2.5 Cara Pemusnahan Arsip

  1. Dengan Pembakaran arsip
  2. Penghancuran dengan bahan kimia
  3. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas

Masing – masing arsip cara pemusnahannya menggunakan metode yang berbeda – beda, tergantung dengan bentuk dan jenis arsip yang akan dimusnahkan.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

  1. Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwastiap akan melakukan retensi arsip pihak pemusnah arsip harus memenuhi peryaratan tertentu mulai dari permohonan persetujuan, keputusan, penunjukkan saksi – saksi, berita acara, hingga dokumentasi – dokumentasi pemusnahan arsip.
  2. Sedangakan metode yang ditempuh dalam pemusnahan arsip yaitu dengan cara membakar, menggunakan bahan kimia dan mengguankan mesin penghancur kertas.

3.2 Saran

Seorang arsiparis adalah orang yang harus benar – benar mengetahui seluk beluk kearsipan sehingga dalam perjalanan arsip mulai dari pembuatan arsip, penyimpanan, pencarian, sampai pemusnahan arsip menjadi lebih terorganisr dan bertanggung jawab.

Dalam pemusnahan arsip haruslah sesuai dengan jenis dan criteria arsip sehingga dalam pemusnahannya menjadi lebih efisien dan efektif.

Senin, 03 Desember 2007

Dicari Ruby On Rails Developer xTouch Indonesia

KALOKA: "Dicari Ruby On Rails Developer xTouch Indonesia yang berbasiskan di Bumi Serpong Damai, mencari Software Developer yang menguasai Ruby On Rails dengan baik, dan juga dapat berkomunikasi dengan baik dalam bahasa Inggris. Kirimkan lamaran anda ke: jobs@xtouchstudio.com (posting from mailing list stmik-akakom)"

Kamis, 29 November 2007

jaringan komputer

seputar jaringan komputer